به منظور جلوگیری از بروز مشکلات در زندگی انسان ها دو نکته باید مد نظر گرفته شود، برپایی قانون و مقررات و مدیریت. سایرجوامع انسانی کوچکتر نظیر آپارتمان ها و مجتمع های مسی نیز باید برای برقراری نظم و حفظ آرامش، مدیرانی را انتخاب کنند که از لحاظ کارایی و استفاده از ابزار مدیریت به روز مانند نرم افزار مدیریت ساختمان و مجتمع، دارای جایگاهی والایی باشند و بتوانند این وظیفه را به بهترین شکل انجام دهند. مدیرساختمان مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیماتی است که شورای عمومی ساختمان می‌گیرد. مدیر باید در جلسه سالانه مجمع به مدت یک سال با رای مالکین ساختمان انتخاب شود. در مورد انتخاب مجدد یک فرد به عنوان مدیر محدودیتی وجود ندارد، هرچند توصیه میشود این منصب به صورت چرخشی بین مالکین دست به دست شود تا همه نسبت به ساختمان احساس مسئولیت پیدا کنند.تمامی قوانین مربوط به ساختمان، حوزه اختیارات و وظایف مدیر و حتی نحوه انتخاب آن، به صورت واضح مشخص گردیده است. در تمامی ساختما ن ها بهترین منبع برای گرفتن تصمیمات و به تایید رساندن آن ها، شورای عمومی مدیریت ساختمان می باشد. شرکت یکی از افراد ساکن در هر واحد به عنوان نماینده، اعم از مستاجر و مالک باعث ارائه پیشنهادات و نظرهای مثبتی می شود که در نهایت پیشرفت در اداره و مدیریت ساختمان را به همراه دارد.
مواردی که در این جلسات مورد بحث و تصمیم گیری قرار می گیرند عبارتند از:
نرم افزار ساختمان می تواند تمامی این موارد را در خود جای دهد و این اجازه را به مدیر ساختمان می دهد تا اختلاف نظرها و مشکلات ساختمان را به حداقل برساند.مدیر باید جلسات شورای ساختمان را حداقل سالی یکبار برگزار نماید و مدیریت جلسه را نیز به عهده بگیرد. جلسات اضافه بر سازمان، با درخواست مدیر یا مدیران یا درخواست بیش ازسه نفر از صاحبان ملک به صورت فوق العاده برگزار می گردد. معمولا برای تشکیل جلسات ساختمان نیاز به اطلاع رسانی از یک هفته قبل می باشد و این اتفاق می تواند از طریق نامه، تلفن، فکس، ایمیل و یا از طریق تابلوی اعلانات نرم افزار مدیریت آپارتمان، انجام شود و تمامی افراد در جریان زمان و مکان تشکیل جلسه قرار بگیرند. شرط لازم آن نصب نرم افزار مدیریت آپارتمان توسط تمامی حضار در جلسه است. این جلسات باید سالانه حداقل یک بار تشکیل شود و مهم‌ترین وظیفه‌اش انتخاب مدیر ساختمان است.
شرط اصلی برای تشکیل جلسات شورای مدیریت، حضور نصف صاحبان ملک یا نمایندگان آنان برای به رسمیت شمردن جلسه می باشد و در غیر این صورت جلسه به نوبت بعد که پانزده روز دیگر باشد موکول می گردد. با نصب نرم افزار مدیریت آپارتمان و به دنبال آن اطلاع رسانی به موقع به ساکنین در زمان صرفه جویی خواهد شد.تمامی تصمیمات گرفته شده در جلسات شورای عمومی ساختمان باید صورت جلسه شده و مدیر ساختمان آن را نگهداری کند و به صورت قوانین مکتوب در نرم افزار مدیریت آپارتمان ثبت گردد. مدیرساختمان مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیماتی است که شورای عمومی ساختمان می‌گیرد. مدیر باید در جلسه سالانه مجمع به مدت یک سال با رای مالکین ساختمان انتخاب شود.
درباره این سایت